¿Qué comodidades no pueden faltar en una oficina productiva?

Lo que toda empresa quiere es un equipo de trabajo enfocado y productivo que obtenga los resultados propuestos. Así, para lograrlo, debe propiciar el ambiente de trabajo necesario para que su equipo pueda dar lo mejor de sí. Y es que el ambiente laboral afecta directamente en la motivación, concentración y desempeño de todos los allí realicen sus funciones.

Hay un mínimo de recursos que se consideran de los más básicos y necesarios en el ambiente de oficina y que los Recursos Humanos de la empresa debe procurar proveer. Acompáñanos a conocer cuales son.

¿Cómo identificar las condiciones laborales ideales para tu oficina?

Para saber cuales serán esos suministros y comodidades que debemos proveer a la oficina de nuestra empresa, primero hay que hacer una pequeña evaluación de la naturaleza del entorno y el trabajo que se realiza en ella, ya que cada ambiente es diferente y se necesitan condiciones distintas para un desempeño funcional.

Así, debemos preguntarnos:

• ¿Es una oficina pública o privada?
• ¿Cuáles son las actividades que se desempeñan en ella?
• ¿Es una oficina de atención al público o solo para funcionamiento interno de la empresa?
• ¿Cuántas personas se desenvuelven en un mismo espacio?
• ¿Cuál es la rapidez de restitución de los materiales?

Al contestar estas interrogantes , encontraremos aquellos materiales que no pueden faltar, así como el tiempo en el que deben ir siendo reemplazados.

Materiales presentes en todas las oficinas

Aunque hemos dicho que los materiales que deben estar presentes en una oficina varían dependiendo de cada empresa, si que hay unos que suelen encontrarse en todo ambiente laboral y que son de necesidad básica. Estos son:

• Ordenadores

Las principales herramientas de trabajo del mundo de hoy en día, sin importar la industria ni el tipo de empresa.

No hay tarea hoy en día que no se desempeñe a través de un ordenador, además que no hay empresa que no funcione en base a la variedad de programas y aplicaciones de gestión, diseño y ejecución que existen hoy en día. Incluso, se podría decir, que estos son las espinas dorsales de toda compañía.

Po eso, todos los puestos de trabajo deben estar dotados de buenos ordenadores que le permitan a los empleados realizar sus funciones con eficiencia. Esto no se trata de decir que hay que invertir en lo último de la tecnología, sino que el equipo debe proveer las necesidades básicas del trabajo que se desempeña en tu oficina.

Así, dependiendo de las necesidades de tu equipo, puedes elegir entre ordenadores  de escritorio, laptops, tablets, etc. Y no olvides que esto debe incluir sus correspondientes accesorios: baterías UPS, ratón o mouse, todo tipo de cables, modem, router para conexión a Internet por WiFi, etc.

• Escritorios

El escritorio en donde irá apostado ese ordenador también es un elemento principal en el entorno de oficina. Estos deben ser modernos, ergonómicos, cómodos y duraderos. Además que no está de más que tengan suficiente espacio de almacenamiento para el distinto material de oficina con el que se trabaja a diario.

• Sillas

Las sillas de oficina cumplen la importante labor de mantener la ergonomía durante las largas jornadas laborales. Al igual que explicamos en el punto del escritorio, estas deben ser modernas, ergonómicas, cómodas y duraderas. De forma que le permitan al empleado adoptar una buena postura para el trabajo de escritorio, sin sentir molestias en la espalda o el cuello y con un buen respaldo para brazos y pies.

Esta debe ir en consonancia con la altura del trabajador y con el tamaño del escritorio, de forma que se pueda adoptar una postura de trabajo cómoda y que permita el mayor rendimiento posible.

• Sistemas de climatización

Ninguna oficina puede funcionar bien sin un buen sistema de aire acondicionado para el verano, o una buena calefacción para el frio invierno.

La temperatura de la oficina debe ser agradable y soportable para todo el equipo y que contribuya a su comodidad y salud durante la jornada laboral.

• Archivos

Aunque hoy en día almacenamos todo directo a la nube, nunca está de más tener archivos en la oficina que nos permita guardar carpetas, documentos y otros papeles importantes y de tenerlos a la mano con un buen sistema de almacenamiento para cuando los necesitemos.

Igualmente, debemos tener los estantes adecuados para almacenar todo el material de oficina que usemos a diario.

• Iluminación

No se puede trabajar si una buena iluminación. La iluminación deficiente, o excesiva, puede provocar malestar, fatiga, dolores de cabeza, procrastinación, entre otras cosas.

Por ello, lo primero que se debe procurar es que reciba la suficiente iluminación natural posible en las horas de sol, y que luego, cuente con un buen sistema de iluminación , mejor si se trata de luz blanca o de bombillos led o fluorescentes. Pero, jamás luz amarilla.

• Zona de esparcimiento

Las normativas para el trabajo obligan a las empresas a dotar la jornada laboral de los descansos necesarios para el rendimiento de los trabajadores y para evitar la fatiga y el estrés.

Sin importar de cuanto tiempo sean estos descansos, es una atención para con nuestros empleados habilitar  una zona de la oficina en donde cuenten con una cafetera, microonda, sillones y otros que le permitan tomarse un respiro de sus labores, hidratarse, comer algo y desconectar.

• Consumibles

Cuando halamos de los consumibes utilizados en una oficina nos referimos a los materiales que tienen una vida útil limitada para usos puntuales, como en el caso del papel, bolígrafos, tintas para la impresora, blocks de notas, clips, tijeras, marcadores, reglas, borradores, carpetas y demás materiales que varían de acuerdo a las funciones de cada oficina.

Las empresas suelen tener sus propios proveedores para este tipo de artículos y suelen tener unos tiempos estimados de reposición para que nunca falten. Esto pensando en que sin algunos de ellos no podríamos realizar muchas de las labores cotdianas que tienen lugar dentro de la oficina.

Algunos de estos son:

• Artículos de oficina en general:estos son los recursos materiales que utiliza el personal de la oficina como son libretas, hojas de papel, plumas, marcatextos, cinta scotch, carpetas, engrapadoras, calculadoras, tóner, impresoras, proyectores, etc. Son de lo más básico que debe haber en una oficina y los cuales nunca deben faltar, ya que sin ellos los empleados no podrían realizar con presteza muchas de sus funciones, decayendo su rendimiento.
• Consumibles y refacciones:hablamos de cajas de herramientas, lámparas, silicón, pintura, escaleras, equipo de seguridad, etc., las cuales serán muy útiles para ocuparnos de eventualidades que puedan surgir en el día a día y que podrían entorpecer nuestra jornada laboral. Piensa que aunque tengas un tercero que provee tus servicios de mantenimiento, muchas veces tendremos que atajar situaciones imprevistas pro nuestra propias manos y debemos estar armados para enfrentarnos a ellas.
• Productos de limpieza e higiene: los especialistas de esta empresa de limpieza Barberà del Vallés nos recuerdan que aunque tengas un personal encargado de la limpieza que utilice sus propios productos, en una oficina nunca puede faltar papel higiénico, jabones, limpiadores de pisos, cepillos, esponjas, escobas y trapeadores o productos especiales para protegernos del Covid 19, siendo los más utilizados el gel antibacterial, las toallitas desinfectantes, cloro, tapetes de sanitización, guantes, cubrebocas, termómetros, etc. Así, debes procurar tener:

• • • Fardo de 18 unidades de papel higiénico industrial con precorte.
    • Fardo de 6 unidades de papel mecha con precorte
    • Papel higiénico tamaño domestico en fardo de 108 unidades 2 capas, 40 servicios por rollo y precorte.
    • Toallas de mano
    • Y otros, los cuales, tanto en articulo como cantidad variarán dependiendo de las necesidades de la empresa y el número de rabajadores que en ella se desenvuelven.

• Insumos de cafetería: servilletas, vasos, filtros, café, platos, azúcar, crema, cafetera, agitadores, agua purificada, etc., y que tus empleados valorarán mucho a la hora de disfrutar ese merecido descanso y reponer fuerzas para seguir dando lo mejor de si durante el resto de la jornada.
• Promocionales: aquí ya hablamos de artículos de marketing que sirven para promocionar de forma indirecta nuestra marca en cada oportunidad que tenemos. Por ejemplo, calendarios, bolígrafos, alfombras para el ratón, agendas o cualquier cosa que sirva para que tus empleados desarrollen sus funciones mientras le dan visibilidad a tu logo y los colores de tu marca es valedero,. Y aunque no parezca de lo más básico, debes considerarlo primordial si quieres potenciar el alcance de tu marca
• Ambientador. En una oficina la acumulación de los diferentes aromas puede llegar a embotar a los empleados y presentar condiciones de insalubridad bastante desagradables. Recuerda que en esta misma oficina habrá muchas personas haciendo actividad física durante una jornada laboral entera, utilizando el baño, comiendo y esto provoca una mezcla de olores interesa que es bueno controlar para trabajar en armonía y comodidad. Así, los aromatizantes permitirán dar una sensación de ambiente limpio y fresco.

Así, estos pueden ser algunos de los suministros más utilizados, sin embargos serás tu el que decidirá si hay algo más que agregar a a lista.